Metodologias ágeis: cinco lições a partir do coaching a diferentes equipas

Por Susana Vicente, Quality Improvement Lead @Xpand IT

Como equipa de Project Management Office da Xpand IT, todos os dias orientamos e apoiamos as nossas equipas de projeto para que se possam tornar cada vez melhores em metodologias ágeis, possibilitando a entrega de mais valor aos clientes. Isto é um verdadeiro desafio: não apenas porque trabalhamos com diferentes equipas e projetos mas, sobretudo, porque mudar o mindset das pessoas pode ser desafiante.

Já aprendemos muito desde que esta equipa foi criada em 2017 e, por isso, gostávamos de partilhar algumas das nossas lições aprendidas por forma a podermos também ajudar outras equipas:

Um dos maiores equívocos sobre Agile é o facto de ser visto como uma solução milagrosa que resolve todos os problemas dos projetos. Mas não funciona desta forma! As metodologias ágeis ajudam a identificar problemas relevantes e a compreender onde é que o processo falhou e o que precisa de ser alterado, para evitar que aconteça novamente. Os novos ajustes estão apenas à distância de um sprint, para que os problemas não se tornem uma bola de neve e acabemos por “cair” em metodologias de desenvolvimento tradicionais. Assim, a equipa pode trabalhar em conjunto para resolver os problemas nos sprints seguintes e adaptar-se para evitar “recaídas”.

Ter foco nos princípios e valores do Manifesto de Agile é muito mais importante do que gerir um projeto com metodologias ágeis.

As organizações desrespeitam frequentemente o primeiro valor – “os indivíduos e suas interações são mais importantes que os procedimentos e ferramentas”. Assim, se não precisamos de procedimentos e rituais para sermos Ágeis, porquê tê-los?  Os rituais não vão tornar as equipas mais ágeis, mas podem ajudar se aplicados da maneira certa – tornando-as mais eficientes e sendo uma forma de mudar hábitos e culturas.

• A “daily stand-up” é teambuilding, tal como outros rituais;
• As stand-ups e as retrospetivas permitem às equipas aprender e crescer a partir das suas experiências passadas;
• As retrospetivas dão às equipas a oportunidade de celebrarem os seus sucessos;
• Independentemente de como o sprint anterior correu, a sessão de planeamento do próximo sprint ajuda a equipa a focar-se nos objetivos e promove o envolvimento entre os elementos;
• Priorizar o backlog do sprint e do produto promove a capacidade de se ser resiliente, de aprender, de adaptar e a habilidade para reagrupar quando as coisas não acontecem como planeado.

Parte do sucesso de qualquer trabalho está diretamente ligado às ferramentas utilizadas. Os projetos com metodologias ágeis podem ser geridos em paredes, stickers ou com software. Um projeto de desenvolvimento de software pode beneficiar especialmente do último, por assegurar a rastreabilidade dos requisitos desde o kick-off do projeto à entrega, gerindo o backlog e monitorizando os sprints, os problemas e os bugs.

Na Xpand IT, as nossas equipas internas utilizam os produtos Atlassian – Jira, Confluence e Bitbucket. O Jira é utilizado para gerir o backlog, as sprints e as releases. O Confluence é a nossa wiki e permite manter toda a informação do projeto tal como a documentação técnica, o plano do projeto e outros. O Bitbucket também tem vários benefícios tais como a possibilidade de guardar o código num espaço seguro, permitindo que o código possa ser acedido por qualquer elemento da equipa e que estes trabalhem sempre na versão mais atualizada do mesmo.

Com estas ferramentas asseguramos a rastreabilidade desde os requisitos (Jira), à fonte do código (Bitbucket) e ainda a colaboração e comunicação entre as nossas equipas e com os clientes.

Em projetos Agile não é incomum uma equipa ter tarefas por cumprir no final de um sprint, porque as suas User Stories são muito longas. Os elementos da equipa devem analisar, na retrospetiva, se o não cumprimento foi causado por algo que era evitável ou por um problema inesperado identificado no decorrer do sprint.

A melhor prática é pensar em pequenas unidades: ter user stories, tarefas e releases mais curtas. Itens mais curtos melhoram o flow, reduzem o risco de falhar no cumprimento do objetivo do sprint, melhoram o conhecimento partilhado, aumentam a precisão das estimativas e permitem que o trabalho seja entregue mais rapidamente. Assim, para prevenir que o trabalho fique por fazer, antes de ser agendada a implementação de uma user Story, as equipas devem assegurar que esta é curta o suficiente para que possa ser finalizada dentro da iteração.