22-10-2021
Office Operations Assistant
Na Xpand IT, o departamento de Human Resources & Logistics é responsável por garantir a melhor experiência a todos os colaboradores, candidatos, parceiros e clientes que interagem connosco.
A área de Logistics é responsável por garantir o bem-estar, qualidade e conforto de todos os colaboradores e visitantes dos nossos escritórios, suportando igualmente as suas deslocações em viagens profissionais. A área de Human Resources tem a preocupação de acompanhar todo o percurso dos colaboradores (e potenciais colaboradores) desde o primeiro contacto com a Xpand IT. Garante que existe um processo de recrutamento rigoroso e um onboarding acolhedor para que todos sejam bem recebidos e integrados. Tem a responsabilidade da boa gestão de todos os benefícios, parcerias e protocolos, bem como a missão de dinamizar a comunidade de Xpanders, sempre com o objetivo de promover a cultura Xpand IT, uma cultura humana assente em fortes valores, cujo objetivo maior passa por criar relações duradouras e de confiança que garantam o desenvolvimento pessoal e profissional de cada Xpander.
Quais as principais responsabilidades?
Enquanto Office Operations Assistant irás apoiar o crescimento contínuo da Xpand IT. irás ajudar a manter os serviços, operações e uso adequado dos escritórios, assegurando uma ótima experiência a todos os colaboradores e visitantes externos.
Diariamente serás responsável por:
- Manter os escritórios em funcionamento, mantendo os materiais organizados e armazenados
- Auxiliar colaboradores que precisem de materiais de trabalho no dia-a-dia
- Contactar fornecedores de serviços para garantir a correta manutenção dos espaços de trabalho (ex: limpeza, abastecimento alimentar)
- Receber e encaminhar clientes, fornecedores e candidatos no escritório
- Gerir pedidos de viagem e alojamento (em coordenação com fornecedores externos)
- Verificar a correspondência do escritório, receber encomendas e atender chamadas
- Receber e organizar materiais de escritório e outras mercadorias
- Assegurar a confidencialidade, integridade e disponibilidade de todas as informações
- Cumprir com todos os documentos e procedimento aplicáveis do Information Security Management System
- Contribuir de forma proativa para a proteção de informações, incluindo a partilha verbal de informações confidenciais
Que Skills precisas de ter?
- Ensino Secundário ou Licenciatura (ou equivalente)
- Bons conhecimentos de MS Office ou ferramentas de software de produtividade semelhantes
- Boas capacidades de comunicação
- Excelentes competências interpessoais
- Precisão e atenção ao detalhe
- Profissionalismo, organização e grande sentido de responsabilidade
- Capacidades de inovação e melhoria
- Abordagem pró-ativa para resolução de problemas e melhoria contínua
- Inglês avançado
//Pontos extra para:
- Experiência prévia no setor de IT e gestão de escritórios com mais de 50 colaboradores
- Experiência com Microsoft Office, Microsoft Teams, Jira Service Desk, ERP
Liliana Santos, Office Operations Assistant
@Xpand IT
Na Xpand IT e em particular na equipa de Logistics, tenho diversas oportunidades para aprender e crescer tanto pessoal como profissionalmente. A nossa função é garantir que criamos a melhor experiência e ambiente dentro e fora dos nossos escritórios. Conseguimos ter uma interação fantástica com todas equipas, o teu dia nunca será monótono, e irás conseguir encontrar um sentido de gratificação ao saber que os nossos colegas podem contar connosco. É incrível trabalhar com pessoas fantásticas e ao mesmo tempo fazer aquilo que realmente gostamos. Na Xpand IT irás encontrar um excelente ambiente de trabalho e espírito de equipa.