20-11-2023
Office Operations Specialist
Na Xpand IT, o departamento de HUB – Logistics é responsável por garantir a melhor experiência a todos os colaboradores, candidatos, parceiros e clientes que interagem connosco.
A equipa de Office Management garante o bem-estar, qualidade e conforto de todos os colaboradores e visitantes dos nossos escritórios. Em estreita colaboração com as diferentes unidades da empresa, também é sua missão contribuir para a dinamização da cultura e valores da Xpand IT, através do apoio em diversas iniciativas e manutenção dos espaços e recursos da empresa.
Quais as principais responsabilidades?
Enquanto Office Operations Specialist, irás apoiar o crescimento contínuo da Xpand IT. Serás responsável pela manutenção dos serviços, operações e uso adequado do escritório para garantir uma ótima experiência a todos os funcionários e visitantes externos.
Diariamente, serás responsável por:
- Manter o pleno funcionamento dos escritórios, gerindo adequadas reparações e intervenções pontuais do escritório (em coordenação com fornecedores externos);
- Contribuir para o planeamento e coordenação de atividades operacionais;
- Gerir a relação com os fornecedores de serviços de escritório para garantir a correta manutenção dos espaços de trabalho (ex: limpeza, abastecimento de alimentos);
- Receber feedback dos colaboradores para garantir o seu bem-estar e conforto no dia a dia no escritório;
- Receber e encaminhar clientes, fornecedores e candidatos nos escritórios;
- Gerir pedidos de viagens e alojamentos (em coordenação com fornecedores externos);
- Otimizar processos e melhorar a nossa rede de fornecedores, realizando tarefas de compras;
- Receber a correspondência do escritório, encomendas e atender chamadas telefónicas;
- Garantir a reposição de materiais e mercadorias;
- Garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade de todas as informações;
- Cumprir todos os documentos e procedimentos aplicáveis do Sistema de Gestão de Segurança da Informação;
- Contribuir proativamente para a proteção de informações, incluindo o compartilhamento de informações verbalmente sensíveis.
Que Skills precisas de ter?
- Ensino Secundário ou Licenciatura (ou equivalente);
- Bons conhecimentos de MS Office ou ferramentas de software de produtividade semelhantes;
- Boas capacidades de comunicação;
- Excelentes competências interpessoais;
- Precisão e atenção ao detalhe;
- Profissionalismo, organização e grande sentido de responsabilidade;
- Capacidades de inovação e melhoria;
- Abordagem pró-ativa para resolução de problemas e melhoria contínua;
- Inglês avançado.
//Pontos extra para:
- Experiência prévia no setor de IT e gestão de escritórios com mais de 50 colaboradores;
- Experiência com Microsoft Office, Microsoft Teams, Jira Service Desk, ERP.
Jorge Moreira, IT Support Engineer
@Xpand IT
Trabalhar na Xpand IT, uma empresa inovadora e que se destaca pela procura de novas ferramentas para trabalhar e otimizar processos, é um desafio contínuo, porque somos incentivados a evoluir constantemente. Aqui, encontrarás uma atmosfera de trabalho colaborativo e pessoas motivadas.
