20-09-2022
Senior Administrative Assistant
Como Senior Administrative Assistant, irás realizar uma variedade de tarefas administrativas, incluindo a gestão de telefonemas e e-mails, agendamento de compromissos e planeamento de reuniões. Para esta posição, deverás ser capaz de usar as tuas habilidades organizacionais para gerir o teu tempo, pois colaborarás com parceiros, fornecedores e membros da equipa sénior, num ambiente de ritmo acelerado. Deverás ainda, ter uma excelente capacidade de comunicação verbal e escrita. Fundamentalmente, deves ser capaz de apoiar os nossos managers seniores e garantir que nossas operações diárias funcionam sem problemas.
Quais as principais responsabilidades?
Diariamente serás responsável por:
- Atuar como ponto de contato entre os Business Unit Managers e clientes internos/externos
- Realizar tarefas diárias como receber chamadas, receber mensagens e encaminhar correspondências
- Lidar com solicitações e perguntas adequadamente
- Manter um sistema de rastreamento, marcar reuniões, compromissos e fornecer lembretes
- Fazer planos de viagens
- Monitorizar materiais de escritório e pesquisar ofertas ou fornecedores vantajosos
- Produzir relatórios, apresentações e resumos
- Desenvolver e executar um sistema eficiente de documentação e arquivamento
- Cooperar em projetos especiais, por exemplo, instalações de novos escritórios, abertura de novas subsidiárias, projetos QREN, etc
Que Skills precisas de ter?
- Experiência comprovada como assistente administrativo ou noutro cargo de secretariado
- Compreensão total de sistemas e procedimentos de gestão de escritório
- Excelentes conhecimentos de MS Office
- Proficiência em Inglês
- Capacidade exemplar de planeamento e gestão de tempo
- Conhecimentos dos avanços em gadgets e aplicações para escritório
- Capacidade de multitasking e priorização da carga de trabalho diária
- Habilidades de comunicação verbal e escrita de alto nível
- Discrição e confidencialidade
- Ensino Secundário
//Pontos extra para:
- Qualificações adicionais como assistente pessoal ou semelhante
Liliana Santos, Office Operations Assistant
@Xpand IT
Na Xpand IT tenho diversas oportunidades para aprender e crescer tanto pessoal como profissionalmente. Conseguimos ter uma interação fantástica com todas equipas, o teu dia nunca será monótono, e irás conseguir encontrar um sentido de gratificação ao saber que os nossos colegas podem contar connosco. É incrível trabalhar com pessoas fantásticas e ao mesmo tempo fazer aquilo que realmente gostamos. Na Xpand IT irás encontrar um excelente ambiente de trabalho e espírito de equipa.
